COVAL s'efforce d'atteindre la transparence et un haut niveau d'éthique commerciale.  

Notre service de dénonciation offre la possibilité d'alerter l'organisation sur des soupçons de comportements répréhensibles de manière confidentielle. Il s'agit d'un outil important pour réduire les risques et maintenir la confiance dans nos opérations en nous permettant de détecter et d'agir sur d'éventuels comportements répréhensibles à un stade précoce. Le signalement peut être fait ouvertement ou de manière anonyme.


Qui peut faire un signalement ?

Tous nos contacts professionnels sont invités à signaler des comportements répréhensibles ou des préoccupations concernant des comportements répréhensibles, y compris, mais sans s'y limiter, les bénévoles, les travailleurs indépendants, les stagiaires, les employés, les entrepreneurs, les fournisseurs et les clients. 

Les personnes ayant appartenu à l'une de ces catégories et ayant acquis des informations pendant leur période dans de tels rôles peuvent également faire un signalement. De plus, les personnes dont la relation professionnelle n'a pas encore débuté peuvent nous signaler des cas où des informations sur des violations ont été acquises pendant le processus de recrutement ou d'autres négociations précontractuelles.

Que peut-on signaler ? 

Le service de dénonciation peut être utilisé pour signaler des inconduites liées au travail qui revêtent un intérêt public. 

Pour être d'intérêt public, cela devrait concerner des inconduites graves (par exemple, infractions pénales et actes en violation des lois et réglementations, y compris les lois de l'Union européenne), la corruption, les risques pour la santé et la vie, ou les dommages à l'environnement), par exemple :

• Corruption et irrégularités financières ; par exemple, pots-de-vin, concurrence déloyale, blanchiment d'argent, fraude, conflit d'intérêts
          • Violations de la santé et sécurité ; par exemple, santé et sécurité au travail, sécurité des produits, discriminations graves, et harcèlement illégal
          • Violations environnementales ; par exemple, traitement illégal des déchets dangereux
    • Violations de la vie privée ; par exemple, utilisation impropre des données personnelles 

La personne qui signale n'a pas besoin de disposer de preuves solides pour exprimer des soupçons.
Cependant, la personne qui signale doit, au moment de soumettre le rapport, avoir des motifs raisonnables de croire que les informations sur l'inconduite signalée étaient vraies. 

Comment signaler ?  

 Il existe différentes façons d'exprimer une préoccupation :

• Alternative 1 : Contacter un superviseur ou un responsable au sein de notre organisation.

• Alternative 2 : Envoyer un signalement de manière anonyme ou confidentielle via le canal de signalement à l'équipe de dénonciation :

• Alternative 3 : Si votre préoccupation concerne une entité légale au sein de l'Union européenne, il est également possible de faire un signalement par le biais de canaux externes gérés par une autorité compétente dans chaque pays de l'UE. 

Tous les messages reçus seront traités de manière confidentielle.
Le canal de signalement sous l'alternative 2 ci-dessus est administré par WhistleB, un prestataire de services externe.
Tous les messages sont chiffrés. Pour garantir l'anonymat de la personne qui envoie un message, WhistleB supprime toutes les métadonnées, y compris les adresses IP.
La personne envoyant le message reste également anonyme dans le dialogue ultérieur avec les destinataires responsables du rapport. De manière anonyme via le système externe géré par WhistleB.
Si vous préférez soumettre votre message par téléphone ou en personne, veuillez également soumettre une demande à cet effet via le formulaire fourni par WhistleB. 

Lorsqu'un signalement est soumis : 

L'équipe de dénonciation :
L'accès aux messages reçus via notre canal de signalement est restreint aux personnes désignées ayant l'autorité pour traiter les cas de dénonciation. Leurs actions sont consignées, et le traitement est confidentiel. Au besoin, des personnes pouvant apporter leur expertise peuvent être incluses dans le processus d'enquête. Ces personnes peuvent accéder aux données pertinentes et sont également tenues à la confidentialité.

Réception d'un message :
La personne qui signale recevra un accusé de réception du rapport dans les 7 jours.
À la réception d'un message, l'équipe de dénonciation évalue si le rapport concerne une inconduite liée au travail pour laquelle il y a un intérêt public, ou non. Si le résultat de cette évaluation est positif, des mesures appropriées d'enquête seront prises, veuillez consulter la section Enquête ci-dessous.
Si l'équipe de dénonciation estime que le rapport ne remplit pas les exigences d'une inconduite liée au travail pour laquelle il y a un intérêt public, la personne qui signale en sera informée de manière appropriée.

Enquête :
Toutes les affaires de dénonciation sont traitées avec sérieux. 

• Personne de l'équipe de dénonciation, ni personne participant au processus d'enquête, ne tentera d'identifier la personne qui signale. 
• Si le canal externe de WhistleB est utilisé, l'équipe de dénonciation peut, au besoin, poser des questions de suivi via le canal pour une communication anonyme.
• Aucun message ne sera enquêté par quelqu'un qui pourrait être impliqué ou lié à la faute. 
• Les messages de dénonciation sont traités de manière confidentielle par les parties concernées. 
• Une expertise d'entreprise ou externe peut être incluse dans l'enquête. 

Dans les trois mois suivant l'accusé de réception du rapport, la personne qui signale recevra des commentaires sur le suivi du rapport. 

Protection et Confidentialité 

• Protection des dénonciateurs : 

COVAL ne tolère aucune action visant à entraver une personne dans son signalement de comportements répréhensibles, et aucune personne qui signale, avec des motifs raisonnables de croire que les informations sur les comportements répréhensibles signalés étaient vraies, ne fera l'objet de représailles en raison d'un rapport soumis.

• Traitement des données personnelles : 

Les données personnelles ne sont traitées que si cela est nécessaire pour l'enquête sur le rapport et conformément aux lois et réglementations. Seules les personnes autorisées à recevoir et à enquêter sur les rapports de dénonciation ont accès aux données personnelles, et l'accès est limité à ce qui est nécessaire pour mener l'enquête. Les données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire, et ce, pas plus de deux ans. 

• Responsable du traitement des données personnelles :

WhistleB Whistleblowing Centre AB (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm) est responsable de l'application de dénonciation, y compris du traitement des données chiffrées, telles que les messages de dénonciation.
Ni WhistleB ni aucun sous-traitant ne peut décrypter ni lire les messages.
En tant que tel, ni WhistleB ni ses sous-traitants n'ont accès au contenu lisible.